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すー日記 bis ブログ

(すーにっき・びす/映像翻訳・字幕翻訳のあれこれ)

受注ノート

翻訳や字幕とは直接 関係のない記事が続きますが…emoji

*11/7追記:画像追加しました!*
   ・   ・   ・

制作バイトを始めた頃、上司から言われたことの1つに、「フリーで仕事を受けるなら、受注ノートを作った方がいいよ!」というのがありました。

いつ、誰から発注をもらい、
素材の配布がいつで、納期がいつ。
その他、言われた条件など。

そういったことを、1冊、ノートを作って書いておいたほうがいいよ。取引先が増えたり、同じ会社でも担当が増えたりすると、ごちゃごちゃになるからね。請求漏れも防げるし。と。

   ・   ・   ・

私は、手帳(A5サイズ)のうしろのほうのフリーページを「その年の受注ノート」として使っています。

見開き2ページを1社さんに使い、

■ 左ページ: 受注の記録(受注日/担当さん/タイトル/条件など)
■ 右ページ: 請求の記録(単価/合計金額/請求予定/請求日/振込みチェック)

…を書いていく感じ。

その会社さんから その年、1件しかお仕事を頂戴しなければ、まるまる2ページがもったいないことになってしまいますし、逆にたくさん頂戴すると別のページに移動しなくてはいけなくなりますが、でもまあ、そんな感じで。

最初は会社さんごとに分けず、受注順にどんどんリストにしていたんですが、ご挨拶で会社さんに伺った時に「その年に頂戴したお仕事」についてお話しすることがあり、その時、「別の会社さんのことが書いてあると、受注ノートを開いてお話できない」ということに気付いたため「そのページには その会社さんだけ」方式に変えました。

*11/7画像追加*
私の受注ノートは、こんな感じです。(画像クリックで拡大)。
(字が汚くてお恥ずかしい! お目汚し失礼いたしますemoji)
左が受注、右が請求の管理。帳簿ソフト「やよい」の入力チェックも兼ねています。
「じゅう」は、「その日じゅうに納品」です。23:59まで。←すー用語でしょうか?
 

   ・   ・   ・

ついでに言うと、電話でオファーをいただいた場合のメモは、その辺の紙ではなく必ず手帳の余白に取ります。そして受注ページに書き写したあとも そのメモは消さず、日付と時間を書き添えておきます。(書き写す時にミスがあったら困るので)。

とても悲しいことですが、最初に伺ったのとは違う条件を しれっと通そうとする制作さんに遭遇したことがあり、その時に「違いますよ」と自信を持って言えたのは、記録を残していたおかげだと思います。(お電話 頂戴した時のメモが残ってます。これを復唱して、●●さんから「そうです」とのお返事いただきましたよ?と言いましたemoji)

   ・   ・   ・

私は思いっきりアナログですが、デジタルで記録している方もいらっしゃるでしょうか?

「こんな風に管理してるよ!」というアイデアがありましたら、ぜひ教えてくださーいemoji

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なるほどです!!!

いつも勉強させていただいています。
私はかなりビビリで、お仕事を始めた当初は納期を忘れてしまわないかと、いろんなカレンダーに書き込んだり、依頼のメールを何度も読み返したり、夜中にハッと起きたり…納期の管理方法をいろいろ試していたのでとても参考になりました。
今は帳簿の記入漏れ、請求漏れがないようにお小遣い帳のような感じでノートに「依頼日」「納期」「クライアント/担当者」「納品済み」「尺」「単価」「請求書発行」を書いています。
別のページには月別に「請求書発行日」「振り込み日」「請求金額」「振込金額」「源泉徴収額」を書いています。
かなりアナログです。

アナログだといちいちパソコンを開かなくてもいいのでその点は、私は気に入っています。
請求書が先方に届いておらず、振り込みがなかった時もこれでどの分が振り込まれているか確認できましたが、もうちょっとスマートな方法はないかと考え中です。
これは家から持ち出さない、お金の管理用とも言えるノートです。

もうひとつは手帳にリストしていっていたのですが、これからはすーさんのやり方をマネさせていただきたいと思います!
会社別のページを作ったほうがいいですね。
手帳はBullet Journalというシステム?を使っていて気に入っています。
もうとっくにご存じかもしれませんが、普通のノートを何でも帳にして使う方法で、頭の中がこんがらがる私にはぴったりだなと感じています。

すー → ぽんころさん

コメントありがとうございます!

納期も「あれ、あの日で合ってたっけ!?」って、突然 不安になること、ありますよね(>_<) そういう不安を減らすためにも、お電話でのオファーメモは消さないようにしています^^v

受注と請求ですが、私は、その2つを見開きでまとめて管理しています。(なるべくコーナーを増やしたくない… 書き間違いがあったら嫌ですし…) ←面倒くさがり+精密さに欠けるため^^;

(こんな感じです、という画像を本文に追加してみました。ご参考まで…)

>アナログだといちいちパソコンを開かなくてもいい

そうなんですよね! 出先でのお電話にも対応できますし。

>手帳はBullet Journal

初めて知りました。面白いですね!私の手帳も、そのうちご紹介させてくださーい♪

プロフィール

名前: すー。

字幕翻訳者です。2004年の秋にトライアル合格、2005年よりお仕事を開始。制作バイトとの かけもち期を経て、現在は在宅フリーランスで奮闘しています☆ このブログでは、昔の自分が知りたかったこと、お仕事をするようになって知ったことなどを、及ばずながらシェアしていけたらいいなと思います。よろしくお願いいたします!

*サイト: すー日記 bis サイト

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